如何确立符合BSCI要求的社会管理体系

  本文件为商业企业提供建立构成BSCI执行战略组成要素的社会管理体系的依据。

  本文件说明主要步骤、社会管理体系之间的关系以及级联效应。

  定义

  社会管理体系是一系列使公司分析、控制和减少其商业活动的社会影响的过程和程序。

  社会管理体系适合各类型公司，无论其规模或行业。

  有效的社会管理体系展示了公司作为责任企业的成熟度。公司的业务活动对客户、顾客和投资人来说更可靠。

  社会管理体系开发和执行要求至少涉及下列业务领域：

  *人力资源

  *职业健康与安全

  *质量和合规性

  若业务规模和/或性质有需要，公司可在其他的管理体系中执行。更有可能面对主要社会风险的公司可通过其他体系对社区关系和/或社区影响进行管理(如申诉机制)。

  1. 基本方面

  社会管理体系遵循计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)和调整(Adjust)方法。

  2. 社会政策

  社会政策无需如同法律文件一样详细或专业，仅需便于内部和外部利益相关者进行清楚沟通。

  *公司核心价值和原则

  *期望内部利益相关者(管理层、董事局、工人)如何开展工作

  *外部利益相关者希望公司如何运营(供应商、承包商)

  作为拟定过程的一部分，公司社会政策需按照准则核心价值结果和适用法律预期的结果来拟定。这能够确保在社会政策中进行交流的预期情况的合法性。

  BSCI行为守则是公司社会政策的依据。

  参见BSCI管理手册第一部分第3章第3.1-3.4节了解更多有关社会政策、价值和守法重要性的信息。

  仅适合受审核监控商业伙伴(生产商)

  社会政策允许管理层和工人：

  *在一份文件中获得国家法律支持的BSCI行为守则

  *巩固在商业活动中遵循的价值

  *理解BSCI审核目标和重要性

  3. 程序

  程序确保在商业企业内按系统方式执行社会政策，这阐明了：

  决策水平：谁来决定什么

  运营水平：谁来执行什么

  时间表：多久一次?多长时间?

  公司将具备程序以：

  明确和审查其社会目标

  分析社会风险和影响：谁明确业务风险情况?请对风险负责?

  更新商业规范以符合相关法定要求

  确立计划并指导合资格人员达成目标和目的

  监控并测定达到目标的进程

  确保工人了解并能够执行公司社会政策和目标

  审查并改进社会管理体系

  所需程序示例如下：

  反贪腐

  人力资源(招聘、培训、薪酬、惩戒措施、解雇)

  申诉机制

  选择商业伙伴(如聘请分包商)

  内审

  监控影响

  改善计划及监控其进展

  社会政策和管理体系定期修订(参见下述社会管理体系审查)

  重要提示：公司应首先开发处理日常业务以及关于更高风险情况的程序。

  4. 记录保存：

  良好的记录保存体系为有效的社会管理体系提供支持。下表说明了良好记录保存体系的特点。经ISO体系认证的公司已熟悉这些要求：

  投诉：记录保存体系符合其经营所在地的司法管辖区法律和行政要求，包括特定文件、运营和记录要求。

  若法律要求，公司是否保存记录?

  公司是否遵循隐私和信息安全法规?

  负责任：政策以及分配的责任、连同正式方法和管理程序对记录保存体系做出指示。

  公司有关于如何保存记录的程序吗?

  谁负责各组记录?如意外记录、合规记录、工资单…

  执行：一直在正常业务活动中使用记录和保存记录。记录保存符合规定的政策和程序要求。记录符合法律规定，而并非顾全面子的行为。

  公司按照业务开展的方式调整体系吗?

  是否基于据此保存的相关记录做出决定?

  可靠性：记录保存体系以一贯准确的方式处理信息，以确保其持有的记录是可靠的。

  关于商业伙伴证据，公司是否有特定措施确保信息仍可靠?

  如关于年龄核实：公司是否有额外的措施检查身份证有效性?

  可用性：相关人员能够在记录保存体系中及时找到相关信息。

  若公司是参与BSCI的生产商，公司是否能够按要求在突击审核或者买方到访期间提供信息?

  仅适合受控商业伙伴(生产商)

  由于作为三角测评方法的文档证明核实情况是BSCI审核的依据，保存有效记录尤为重要(参见下述内部监控)。

  保存的记录必须归档：

  *为遵循社会政策而拟定的所有程序

  *实际记录，例如：

  ■ 雇员合同、薪酬、工时和培训(如外来工、季节性工人)

  ■ 与招聘代理订立的协议

  ■ 职业健康与安全风险评估

  ■ 意外记录

  ■ 机器维护

  ■ 执照和证书

  ■ 内部监控和改善计划

  ■ 人权影响力评估(包括供应链)

  附件6列明了可在BSCI审核期间使用的文件：BSCI审核的最相关文件。

  本列明并不详尽但可作参考之用。

  5. 内部监控

  监控和定期审查使公司了解如何检查和调整其社会绩效。

  从三个角度监控社会管理体系：

  *目的：所有社会管理体系要素是否执行到位?

  *执行：是否遵循程序?

  *有效性：

  ■ 公司的基本社会绩效如何?

  ■ 公司遵守法律吗?

  ■ 公司是否在改善目标上取得进展?

  记录有助企业明确进程定量指标，如：

  *工资水平

  *惩戒措施频率

  *旷工频率

  *投诉频率

  下表明示了有关内部监控以及BSCI审核的三角测评方法要素。

  目测法

  示例：

  *出入现场

  *访客登记区

  *警示标志

  *使用个人防护装备

  *急救药箱可用性

  *密闭空间

  面谈

  示例：

  *工人和经理是否理解政策和程序?

  *是否有改善意见?

  *工人是否对提出投诉感觉舒适?

  *如何选择商业伙伴?

  衡量和检测

  示例：

  *工人饮用水质量

  *噪音水平

  *旷工频率

  *夜班灯光

  文件审查

  示例：

  *许可要求

  *职业健康与安全记录

  *检验记录

  *投诉日志

  *工资单

  *政策和程序

  *培训记录

  6. 社会管理体系审查

  定期审查：社会管理体系需定期审查并适应不断变化的商业环境和经验，并且应在开始应用体系后经常进行审查(如每3至6个月)。

  社会管理体系得到确立后足以在一年内评估一次。

  审查时至少应评估：

  *各政策项目的全面成功

  *改善计划及其执行情况的有效性

  *程序适用性

  *使用的形式和记录的有效性和执行性

  *投诉和申诉机制

  *基于风险评估的可行调整

  *优先明确接下来的3个月、6个月和12个月情况

  *审批高级管理层所需的资源

  包括主要探讨话题和决策的会议记录应以书面形式保留在中心记录保存体系中。

  审查流程必须包含高级管理层。

  社会管理体系和BSCI级联效应

  通过签署BSCI行为守则和相关执行条款，商业伙伴致力于通过BSCI官网获得商业机会。